邦永PM2高校基建版在清華大學的成功應用

 

一、 清華大學基建規劃處介紹

 

清華大學基建規劃處是學校校園規劃和基本建設的管理機構，負責學校基本建設項目的具體組織和實施。

全處設綜合辦公室、總工辦、規劃室、工程前期科、造價管理科、合同管理科、工程建設科七個職能科室。近年來，基建規劃處不斷開拓創新，深化體制改革，實行項目經理負責制，推行弱矩陣式項目管理模式，即根據工程建設項目的特點，成立項目管理部行使工程實施過程中具體的組織和管理職能，項目管理部受處務會的領導，在基本建設項目實施過程中具有執行權，其余科室按照各自職能分工，分別負責基本建設工程項目各實施階段的具體工作。項目管理部一般設置項目經理以及土建、暖通、電氣專業工程師，根據項目的大小以及難易程度，可以增設項目副經理與增配專業工程師，或者由項目經理兼任某專業工程師。

基建規劃處始終秉持“無私奉獻、追求卓越”的工作理念，為清華大學的校園規劃和基本建設作出積極的貢獻，為學校的人才培養和學科建設提供有力保障。

 

二、 基建項目管理系統建設目標

 

以項目管理為核心，以掌握項目主要環節進度、控制項目成本、提高運作效率和管理效果為目標，從項目前期報批、招投標管理、合同簽訂及執行管理、材料設備管理，到施工與驗收管理、工程決算的整個過程進行全面的掌握與控制，在這個過程中，資料的產生與管理也融匯其中。

 

三、 清華大學基建規劃處的需求

 

1、信息傳遞

實現溝通信息管理，基于業務的審批傳遞結果把相關科室工作統一到一個平臺協同工作，同時實現工作結果主要資料的整理和查閱，減少物理浪費和時間浪費，提高工作效率和效果。

2、投資控制與造價管理

關聯項目核算體系，自定義成本估算依據，生成成本估算表，在項目執行過程中，將其細化為成本執行目標，通過對項目投資估算、計劃書預算、合同簽訂、合同執行、結算情況的跟蹤管理，不僅根據各項信息匯集匯總形成項目總體財務決算信息，同時便于隨時進行成本控制，隨時了解工程總造價及單方成本，以及對各類成本構成進行造價分析，為管理決策提供依據。

3、招投標管理

根據項目計劃書制定采購計劃，按照采購計劃中的招標計劃將招標公告、投標單位信息、評標結果予以體現，招標文件、中標單位投標文件能夠查詢。

4、合同簽訂與支付管理

根據合同制定與執行情況，一方面實現合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關鍵信息的記錄，一方面實現項目資金計劃對合同簽訂、合同執行的控制，并能多層次進行合同管理，按不同需求生成合同報表，供不同管理者隨時了解合同基本信息，通過生成的合同臺帳、分類匯總表、合同款統計分析、合同變更統計等從多個角度全面掌握合同執行狀況。

5、材料與設備管理

針對各類供貨進行管理，建立材料設備信息庫、供應商信息庫，進行供應商材料設備比價。通過掌握的大量供應商的材料設備信息，了解企業供貨能力、價格水平；通過多層次認價管理，按不同需求匯總顯示，實現不同角度對項目材料設備使用、認價統計分析。

6、項目進度管理

對項目主要進展結果進行管理（前期、施工、驗收），通過甘特圖、網絡圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側面展現項目計劃與實際進度，及時反映項目進展情況，與計劃進行對比發現偏差，為項目跟蹤、評估、付款、決策提供基礎。

 

四、 軟件應用規劃

 

根據清華大學基建規劃處的業務的需求，合同規定購買的PM2模塊包括：協同辦公（OA）、項目進度管理、物資采購管理、項目合同管理、成本投資管理、資金管理、招標管理、檔案資料管理。此次實施采取的是：整體規劃、分步實施模式。

 

 

所有的用戶都在同一系統平臺上進行操作，實現信息共享，互相配合。各個單位在本單位完成自己的日常業務，所有數據保存到網絡信息中心。既保持了原有處理日常業務模式，又滿足數據集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實現報表的查詢、打印、分析、匯總，為管理者的決策提供有效的依據。

清華大學基建規劃處網絡拓撲圖：

 

 

五、 整體解決方案

 

整個系統涵蓋項目管理全過程；從業務流程分析，實現業務全過程管理，有效防止業務漏洞，執行過程中對各項業務預警；最終為領導提供全方位的領導監控平臺，便于領導統攬全局。

 

 

六、 客戶應用價值分析

 

1、項目前期報批管理

為了使校園基本建設的前期工作具有合法性和合規性，在報建過程中，會有很多重要的上報文、批復文件和證書。

將與前期報批有關的程序、計劃時間及結果、必要的附件資料及報批結果錄入系統,可以按條件生成甘特圖，或時間進度一覽表。

不僅可以有利于宏觀掌握項目報批的進展階段，而且達到可以隨時查詢到任何和前期報批有關的過程和結果，利于后續環節利用前期有關報批結果數據。此外，也便于各科室綜合掌握信息，前后聯系，相互提醒。

具體設置框架為：

 

 

2、項目招標管理

基建項目的招標工作包括招標代理的產生、招標文件的編制、招標信息的發布、開標會議的召開、中標單位的確定等。

將項目部按項目計劃書錄入的采購計劃中的招標部分相關聯，一方面掌握招標計劃執行情況，一方面達到提醒、配合作用；將招標申請、招標文件范本上傳到系統中，簡化勞動，規范成果，提高效率；

將公告、招標文件、中標單位投標文件、答疑文件、合同文本放入系統，節約紙張復印，方便不同管理人員隨時查詢及對比分析；

通過填列招標有關信息，便于隨時掌握進度及綜合查詢，通過企業信息錄入，便于宏觀掌握各企業情況，為后續資格預審及評價企業情況提供方便。

3、合同簽訂及履約管理

高校基建項目中，與各級有關單位簽訂的基本建設合同主要涉及征地、綠化、工程勘察、設計、工程施工、工程委托監理以及工程項目設備和物資購銷等方面，合同是工程管理和款項支付的重要依據。

將合同文本嵌入系統，節約紙張復印，方便不同管理人員隨時查詢及對比分析；通過合同信息錄入，能按各種需求分類管理和統計分析，隨時控制合同簽訂金額，保證合同簽訂控制在項目執行計劃范圍內；

通過付款情況錄入及財務復核，能隨時掌握付款進度及資金需求，為關鍵環節控制、避免漏洞及控制造價提供便利條件；

4、工程施工及驗收管理

在高校基建的日常施工管理過程中，及時跟進工程進度，有利于工程管理人員和領導及時做好工程質量、成本、安全等工作內容的監控和管理。

將施工計劃、主要節點執行狀況及驗收結果信息放入系統，一方面加強工作的計劃性，另一方面實現方便各方面掌握工程進展情況，突出控制點，加強信息溝通，減少遺漏事項；

此外，能進行實際與計劃的對比，發現管理上的薄弱環節，能讓更多的科室綜合考慮問題。

5、工程竣工結算管理

高校基建項目的竣工財務決算是正確核定新增固定資產價值，反映竣工項目建設成果的文件，是辦理固定資產交付使用手續的依據。

將結算結果及分類放入系統，一方面提高信息傳遞，能將洽商作為合同的補充，方便不同科室管理人員隨時查詢對比分析，在合同執行過程中付款自動匯總數據，及時提供付款決策支撐依據；

另一方面能讓系統自動分類計算造價結果，簡化勞動過程，規范成果，提高效率；還能將審計結果作為控制付款的最終依據。此外，將洽商文本放入系統，便于對洽商順序編號的監督管理。